AIを使ってみたいけれど、何から頼めばいいか分からない。そんな方は多いと思います。
この記事では、最初の1つを選ぶための目安を、なるべくやさしい言葉でお話しします。
最初の1つは「毎回同じ手順」の作業から
AIに向いているのは、やり方がいつも決まっている作業です。毎回同じ順番で、同じ所を見て、同じ形にまとめる作業ですね。
- 毎回同じ手順で進む作業
- 元の物がデジタル(パソコンやスマホの中にある)
- まちがえても、人があとから見直せる
3つのうち1つでも欠けると、最初の作業としては少しむずかしくなります。まずは3つがそろう物をさがしてみてください。
今の作業を3つの目安で見てみる
たとえば、こんな作業を思いうかべてみてください。
- メールで届く請求書の中身を、表に写す
- お問い合わせのメールを、用件ごとに分ける
- 紙で届く注文を、表にまとめる
作業の例を3つの目安で見てみる
| 作業の例 | 同じ手順か | 元がデジタルか | 人が見直せるか |
|---|---|---|---|
| メールで届く請求書を表に写す | はい | はい | はい |
| お問い合わせのメールを用件ごとに分ける | はい | はい | はい |
| 紙で届く注文を表にまとめる | はい | いいえ(先に写真にする) | はい |
| お客さまへの返事をそのまま送る | ときどき | はい | いいえ(送ったら戻せない) |
紙で届く物は、先に写真やPDF(パソコンで開けるファイル)にする手間がかかります。最初の1つとしては、後回しでかまいません。
お客さまに直接送る返事も、送ったあとには直せません。慣れるまでは、人が見直せる作業から始めるのが安心です。
まちがえても人が見直せる形にする
AIはとても速いですが、まちがえる事もあります。だから、AIが作った物を人があとから確かめられる形にしておきます。
いつもの書類メールやPDFで届く物
AIが下書きを作る同じ手順で写す・分ける
読み取れた物人がさっと確かめる
分からない・あやしい物人の手元に残す
こちらでは、架空のデータで試す時もこの形を守っています。AIが自信を持てない物は、無理に決めずに人の手元に残してもらいます。
- AIは、分からない物・あやしい物を人の手元に残す形で使う
- 全部をまかせるより、人が見る所を小さくする
- 最後に決めるのは人
メールの前に使える、6つの質問
自分の作業がどれに当たるか分からない時は、無料相談を使ってみてください。
- 質問は4つだけです
- 業種・困っている事務・今の日報や請求の形・月の件数を選びます
- メールに書く内容が整い、お受けできそうかの目安が出ます
- 名前やメールアドレスは聞きません
迷った時は、今いちばん手間がかかっている作業に近い物を選んでみてください。
- 無料相談で6つの質問に答える質問6つ・2分。名前やメールアドレスは聞きません。
- お見積りのご相談(メール)業種・困っている事務・今お使いの物・月の件数を、メール1通で。ファイルはまだ不要です。
- お返事とお見積りできるかどうかと、内容に合わせたお見積りをお返しします。
- ご納得いただいてから決める合わなければ、そこで終わりで大丈夫です。
自分の作業でも同じになるか
架空のデータでうまくいっても、お客様の手元の書類で同じになるかは、試してみないと分かりません。
だから、無料相談(質問6つ・2分)で作業の様子を整理して、メールでお見積りをご相談ください。できるかどうかと、お見積りをお返しします。
※この記事の数字は、架空のデータで試した結果です。