月末の請求書づくりの時間を、
短くするための道具です

荷主ごとに運賃の決め方が違っても、請求書の下書きができます

日報と荷主ごとの料金表から、荷主ごと・締め日ごとの請求書の下書きを出します。見本は荷主3社・日報20件。距離制・時間制(1日チャーター)・個建てが混ざっています。

見本の結果: 請求書3枚・合計623,244円(税込)。読めなかった行は0件でした。

請求書は、PDFでも出せます。Excelの請求書と同じ並びに、請求書番号・発行日・支払期限・振込先を加えた形です。PDFを作るかどうかは、設定で選べます。

紙の運行日報は、写真からも読み取れます。写真から表を組み立て、人が見て直せる確認用のExcel(xlsx)を出してから使う、2段構えです。試しの写真では、全部のマスの正解率が94.4%で、数字・日付・時刻・金額の列はすべて正解でした(試したのは、印刷された文字の運行日報です)。

決めるのは人です。出てくるのは下書きで、内容を確かめて荷主へ出すのはお客様です。

ついでに、請求に載っていない待機料・附帯作業料の候補が、理由つきで出ます

日報の待機や作業と料金表の決まりを、決まった計算で照らし合わせ、事務所の請求明細に載っていない分を一覧にします。「どの便の・何が・いくら」と、根拠の日報の行がつきます。

見本の1件: 日報の待機は125分。料金表は「30分まで無料・30分ごとに1,500円」なので、(125分−30分)を30分ごとに切り上げて4回×1,500円=6,000円。

事務所の明細には待機料の行がありませんでした。

見本の結果: 漏れ候補は3件(4項目)で18,500円。待機20分のように無料の分に収まる物は、理由をつけて「請求なし」にしています(7件)。

請求するかどうかを、理由つきで分けます。

決めるのは人です。一覧は候補で、本当に請求できるかは荷主との約束を知っているお客様が決めます。

乗務員ごとの月の拘束時間が、目安として出ます

日報の出発と帰着から、乗務員ごとの月の合計と、1日の長さ・休息の短い日を数えます。

国の改善基準告示にある「月の拘束時間は原則284時間(労使協定があれば、年6か月まで310時間)」に照らして、印を付けます。

見本の結果: 乗務員4人のうち、1人が290.8時間(284時間を超える印)、1人が260.1時間(284時間に近い印)。残りの2人は目安の範囲でした。

ご注意: 出発から帰着までで数えるので、点呼や点検の分は入らず、実際より短く出ます。休憩や分割休息、労使協定の中身は日報に無いため、読みません。あくまで目安です。

決めるのは人です。印が付いた乗務員の働き方を見直すかは、運行管理者とお客様が決めます。

車検・免許・許可の期限が、近い順に並びます

台帳(車検・免許更新・許可など)を入れると、期限が近い順に並べ、60日以内は赤、90日以内は黄の印を付けます(この日数は道具の設定で、法律の数字ではありません)。

担当の人ごとに、知らせの文の下書きまで作ります。

見本の結果: 台帳12件のうち、期限切れ1件、印が付いた物は合計9件。知らせの文の下書きは3通でした。更新の手続きはしません。知らせの文を送るのも人です。

決めるのは人です。更新の手配と、知らせの文を送るかどうかは、担当の人が決めます。