月末になると、売上の表、入金の表、注文の表を開いて、1つずつ見比べていませんか。気づけば半日たっている、ということもあると思います。
この記事では、集計を楽にするために、まず最初に変えるとよい1つの事をお話しします。
集計の前に「置き方」を決める
答えは、むずかしい計算の式ではありません。「毎月同じ形で置く」ことです。
- 同じ場所に置く
- 同じ名前のつけ方にする
- 同じ列の並びにする
この3つがそろうと、AIや仕組みは「先月と同じ手順」で動けます。反対に、毎月形が変わると、そのたびに人が手直しすることになります。
| 形がバラバラ | 毎月同じ形 | |
|---|---|---|
| 置く場所 | 月ごとに別のフォルダ | いつも同じフォルダ |
| ファイル名 | その時の思いつき | 「年と月」が入った名前 |
| 列の並び | 月によって入れかわる | 先月と同じ並び |
| 集計の手間 | 毎回、人が手直しする | 先月と同じ手順でくり返せる |
形がバラバラだと、今はお受けしていない理由
こちらでは、毎月の表の形がバラバラな作業は、今はお受けしていません。形が変わるたびに読み方を作り直すので、楽になるどころか、手間が増えてしまうからです。
もう1つの理由は、まちがいに気づきにくくなることです。列が1つずれただけで、売上と入金が別の数字と組み合わさってしまうことがあります。
形がそろうと、この作り直しがなくなります
架空の注文3,000件で試した例
こちらでは、架空のデータで試しました。架空の注文3,000件を、5種類のデータと突き合わせ(見比べて、合っているか確かめること)ました。
架空のデータで試した結果です
結果は、2,756件が正常、208件が要確認として残りました。要確認には、まだお金を受け取っていない注文(未決済)や、同じ注文が2回入っている物(重複)などがありました。
架空のデータで試した結果です
ここで大事なのは、AIが全部を決めてしまわないことです。あやしい物は、人が見る側に残します。
- AIに全部を決めさせない
- 分からない物・あやしい物は、人の手元に残す
- 人は、残った物だけを見ればよい形にする
今月からできる小さな事
- 表を置くフォルダを1つに決める
- ファイル名に「年と月」を入れる
- 列の並びを先月と同じにする
どれも、今日から始められる事です。同じ形が何か月か続くと、自動にしやすい土台ができます。
- 無料相談で6つの質問に答える質問6つ・2分。名前やメールアドレスは聞きません。
- お見積りのご相談(メール)業種・困っている事務・今お使いの物・月の件数を、メール1通で。ファイルはまだ不要です。
- お返事とお見積りできるかどうかと、内容に合わせたお見積りをお返しします。
- ご納得いただいてから決める合わなければ、そこで終わりで大丈夫です。
自分の作業でも同じになるか
実際のお店の表でも同じように進むかは、実際の形を見ないと分かりません。そこで、無料相談(質問6つ・2分)で作業の様子を整理して、メールでお見積りをご相談ください。
できるかどうかと、お見積りをお返しします。
お見積りを見てから、お決めください。
※この記事の数字は、架空のデータで試した結果です。