請求書の打ち込みに時間を取られていませんか
月末になると、届いた請求書をエクセルに1枚ずつ打ち込む。そんな作業に、毎月かなりの時間を取られている方も多いと思います。
この作業をAIに任せたい時、まず気になるのが「紙とPDF、どっちが任せやすいの?」という点です。先に答えを言うと、PDFの方がずっと向いています。
| くらべる所 | PDFの請求書 | 紙・手書きの請求書 |
|---|---|---|
| 文字の取り出し | 文字のデータが入っていることが多い | スキャンして絵から文字を読む |
| 読み間違い | 少なめ | かすれ・くせ字で増えやすい |
| AIに任せやすさ | 向いている | 今はお受けしていません |
PDFがAIに向いている理由
PDFの請求書には、多くの場合、文字のデータ(コンピューターが読める形の文字)がそのまま入っています。そのため、AIは絵を読み解かなくても、金額や日付を取り出せます。
- 会社名・請求番号・金額・支払期限を取り出しやすい
- 取り出した物を、エクセルの台帳の列にそろえやすい
- 書き方がちがう請求書でも、同じ形に直しやすい
こちらでは、架空の請求書50枚を使って、実際に試してみました。
架空のデータで試した結果です
50枚のうち48枚は、そのまま台帳に入りました。残りの2枚は、AIが「これは人に見てほしい」と止めた物です。
架空の請求書50枚で試した結果です
紙と手書きを今はお受けしていない理由
紙の請求書は、スキャンして絵にしてから、AIが文字を読み取ります。この時、どうしても読み間違いが増えます。
- 印刷がかすれていると、数字の「3」と「8」を取りちがえやすい
- 手書きは人によって字のくせがちがう
- ななめに置いたスキャンや、影が入った写真も読みにくい
請求書は、金額が1けたちがうだけで大きな問題になります。そのため、読み取りの誤りを十分に減らせると言えるまでは、紙と手書きはお受けしていません。
分からない物は人の箱に残す
AIに任せる時に、こちらが一番大事にしているのは「あやしい物を人の手元に残す」形です。AIが全部を決めてしまうと、まちがいに気づけなくなるからです。
- 自信がない物は、むりに埋めずに止める
- 止めた理由を1行で書いて、人の箱に入れる
- 人は箱の中だけを見ればよい
- まちがいを台帳に入れないことを一番に考える
先ほどの架空の50枚で人の箱に残った2枚は、こんな理由でした。
| 残した理由 | AIがしなかった事 |
|---|---|
| 支払期限が空欄 | 日付を勝手に決めなかった |
| 請求番号が別の1枚と重なっていた | どちらが正しいか決めなかった |
どちらも、AIが勝手に答えを作らずに止めた例です。人は、この2枚だけを見て、相手に聞くか、自分で直すかを決めればよい形になります。
- 無料相談で6つの質問に答える質問6つ・2分。名前やメールアドレスは聞きません。
- お見積りのご相談(メール)業種・困っている事務・今お使いの物・月の件数を、メール1通で。ファイルはまだ不要です。
- お返事とお見積りできるかどうかと、内容に合わせたお見積りをお返しします。
- ご納得いただいてから決める合わなければ、そこで終わりで大丈夫です。
自分の作業でも同じになるか
この記事の結果は、架空の請求書で試したものです。お客様の手元の請求書で同じようになるかは、実際の物で見てみないと分かりません。
まずは無料相談(質問6つ・2分)に答えてください。そのあと、メールでお見積りをご相談ください。できるかどうかと、お見積りをお返しします。
※この記事の数字は、架空のデータで試した結果です。